Privacybeleid
I. Inleiding
1. In deze verklaring wordt uitgelegd hoe Vandervoort vastgoed persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en bewaart die betrekking hebben op haar klanten en alle personen die met Vandervoort Vastgoed in contact staan (bvb. door het bezoeken van onze website of door het stellen van vragen via e-mail of telefoon) (hierna ‘u’ of ‘de gebruiker’).
2. Onder persoonsgegevens (hierna: ‘gegevens’) wordt elke vorm van informatie verstaan die u toelaat om uzelf direct of indirect als een natuurlijke persoon te identificeren.
3. Vandervoort Vastgoed hecht veel belang aan de bescherming van gegevens en respecteert uw persoonlijke levenssfeer. Vandervoort Vastgoed behandelt en beschermt uw gegevens dan ook op een rechtmatige, behoorlijke en transparante wijze.
Bij de verwerking van uw gegevens leeft Vandervoort Vastgoed evident de wet na, momenteel de Belgische wet van 8 december 1992 en de Europese verordening nr. 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de gegevensbescherming (beter bekend als ‘GDPR’ of ‘AVG’) of enig ander wetgevingsbesluit die deze wijzigt.
Meer informatie over gegevensbescherming kunt u verkrijgen bij de Belgische Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, vanaf 25 mei 2018 de Gegevensbeschermingsautoriteit genoemd.
II. Wie is de verantwoordelijke voor de verwerking ?
De zaakvoerder Vandervoort Dirk van Vandervoort Vastgoed is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw gegevens. Te bereiken via dirk@vandervoortvastgoed.be
III. Welke categorieën van persoonsgegevens worden door Vandervoort Vastgoed verwerkt?
Vandervoort Vastgoed kan gegevens en informatie verwerken die door u of door derden worden verstrekt, voor zover dit nodig of nuttig is voor de werking van Vandervoort Vastgoed. Om u hierover het best mogelijk te informeren, geeft deze verklaring een overzicht van de categorieën van gegevens die kunnen worden verwerkt.
1/ Identiteitsgegevens van de klant/opdrachtgever (verkoper of verhuurder)
Voorbeelden: Identiteitsgegevens van de kandidaat – koper of huurder, beleggers
Context: Naam, adres, plaats en datum van geboorte, nationaliteit, vast of mobiel telefoonnummer en het e-mailadres. Deze gegevens worden door u verstrekt en verwerkt wanneer u inlichtingen aanvraagt, of u registreert om de diensten van Vandervoort Vastgoed (online) te gebruiken, voor elke identificatie of gebruik. Deze gegevens kunnen onder meer door het inlezen van uw identiteitskaart worden verkregen.
2/ Gegevens over het onroerend goed van de klant / opdrachtgever (verkoper of verhuurder)
Voorbeelden: Eigendomstitel, stedenbouwkundig uittreksel, bodemattest, keuringsattest van de elektrische installatie, EPC attest, informatie over de overstromingsgevoeligheid, postinterventiedossier, informatie over de erfgoedwaarde.
Context: Deze gegevens worden door u verstrekt, dan wel in uw opdracht door Vandervoort Vastgoed opgevraagd bij de overheid of technische experten.
3/ Gegevens van kandidaat – huurder/koper die verband houden met een (mogelijk) voorstel van verhuurcontract of onderhandse verkoopovereenkomst.
Voorbeelden: Informatie over beroep en werkgelegenheid, solvabiliteit, gezinssituatie, loon etc.
Context: Deze gegevens worden verzameld met behulp van formulieren en contracten die u op uw verzoek invult.
4/ Aanvullende gegevens voor het sluiten van een huurovereenkomst of onderhandse verkoopovereenkomst.
Voorbeelden: Rijksregisternummer.
Context: Deze gegevens worden door u verstrekt. Het nationaal rijksregisternummer wordt alleen gebruikt in de gevallen waarin de wet voorziet of vereist.
5/ Gegevens die verband houden met de uitvoering van de dienstverlening van syndicus.
Voorbeelden: Betalingsverrichtingen, inclusief namen en rekeningnummers, communicatie en referenties, kaartnummers, etc.
Context: Deze gegevens hebben betrekking op uw verrichtingen als mede-eigenaar die door de syndicus worden gecoördineerd.
6/ Gegevens over de verrichtingen van Vandervoort Vastgoed met u.
Voorbeelden: De informatie in verband met uw contacten met Vandervoort Vastgoed, per telefoon, e-mail, fax enz. en uw interacties op de webpagina’s aangaande Vandervoort Vastgoed, haar diensten of haar partners, op sociale netwerken enz.
Context: Deze gegevens komen van contacten van welke aard ook tussen u en Vandervoort Vastgoed (bij ontmoetingen of evenementen, abonnement op een nieuwsbrief, sociale netwerken etc.).
7/ Gegevens over het gedrag en voorkeuren van de klant.
Voorbeelden: Informatie over uw gedrag en voorkeuren met betrekking tot het gebruik van communicatie- en relatiekanalen, informatie over uw persoonlijke keuzes en levensstijl, privé of professioneel projecten, hobby’s etc.
Context: Deze gegevens zijn het gevolg van keuzes die u hebt geuit of analyses die door Vandervoort Vastgoed zijn uitgevoerd in overeenstemming met deze verklaring en haar wettelijke verplichtingen.
Vandervoort Vastgoed verwerkt geen gegevens die uw ras of etnische afkomst onthullen, of politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, gezondheids- of levensgegevens of seksuele gerichtheid, genetische gegevens of biometrische gegevens.
IV. Voor welke doeleinden verwerkt Vandervoort Vastgoed uw persoonsgegevens?
Vandervoort Vastgoed verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens enkel en alleen voor de hieronder beschreven doeleinden. Vandervoort Vastgoed zorgt ervoor dat alleen de benodigde en relevante gegevens voor een bepaald doel worden verwerkt.
In het algemeen verwerkt Vandervoort Vastgoed uw gegevens in de door de wet toegestane situaties, meer bepaald:
- Om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen van Vandervoort Vastgoed.
- Om een contract te kunnen sluiten en dit contract uit te voeren.
- Voor de verwezenlijking van het gerechtvaardigd belang van Vandervoort Vastgoed, met inachtneming van een billijke afweging tussen deze belangen en uw rechten en vrijheden.
- In specifieke gevallen, mits uw toestemming, als gevolg van een specifiek en ondubbelzinnig verzoek.
1. Wettelijke verplichtingen
Vandervoort Vastgoed dient zich te houden aan wetgeving die haar in specifieke omstandigheden oplegt om uw gegevens te verwerken. Deze verplichtingen vallen onder meer binnen de volgende domeinen:
- De verplichting om bij te dragen aan het voorkomen van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.
- De verplichting die aan een syndicus worden opgelegd aangaande het beheer van mede-eigendommen.
- De verplichting om te reageren op een formeel verzoek van Belgische belasting- en gerechtelijke autoriteiten.
2. Contractuele relaties
Alvorens contracten te sluiten dient Vandervoort Vastgoed soms bepaalde gegevens te verkrijgen en te verwerken, met name om:
- Te reageren op uw verzoek.
- Uw bemiddelingsopdracht te vervullen.
- U bij te staan bij het verstrekken van informatie en bij de sluiting van het contract.
- De geschiktheid te evalueren en de risico’s met betrekking tot een mogelijk contract in te schatten.
Meer bepaald verwerkt Vandervoort Vastgoed uw gegevens bij de uitvoering van contracten als volgt:
- Beheer van lopende contracten / bestelde diensten.
- Centraal management en algemeen beeld van de klanten.
- Het beheer van uw vastgoed.
- Het beheer van de mede-eigendom waarin u mede-eigenaar bent.
3. Gerechtvaardigde belangen
Vandervoort Vastgoed verwerkt uw gegevens ook voor de verwezenlijking van haar gerechtvaardigde belangen. Persoonsgegevens worden onder andere verwerkt voor:
- Het personaliseren van de diensten.
- Het voorbereiden van studies en statistieken.
- Het bewaren van bewijsmateriaal.
- De opleiding van ons personeel.
- Toezicht op de activiteiten.
- De verbetering van de kwaliteit van de aan u verleende dienst.
- De vaststelling, uitoefening, verdediging en het behoud van de rechten van Vandervoort Vastgoed.
4. Direct Marketing
Vandervoort Vastgoed voert een klantensegmentatie uit om u geschikte panden en/of diensten aan te bieden. Daartoe kan Vandervoort Vastgoed uw gegevens gebruiken om uw gedrag en voorkeuren te analyseren en de communicatie te personaliseren.
V. Met wie deelt Vandervoort Vastgoed uw persoonsgegevens ?
Voor bovengenoemde doeleinden kan Vandervoort Vastgoed uw persoonsgegevens aan de volgende ontvangers bekendmaken:
In sommige gevallen is Vandervoort Vastgoed bij wet verplicht om uw gegevens te delen met derden, waaronder:
- Overheden en regelgevers wanneer er een wettelijke verplichting bestaat.
- Gerechtelijke/onderzoeksinstanties op hun uitdrukkelijk verzoek.
Vandervoort Vastgoed draagt uw gegevens tevens over aan dienstverleners om te helpen met bijvoorbeeld het beheer van IT, marketing, of communicatie. In het kader van procesvoering kunnen gegevens ook gedeeld worden met gerechtsdeurwaarders of advocaten.
Vandervoort Vastgoed zorgt ervoor dat derden enkel beperkt toegang hebben tot de persoonsgegevens die nodig zijn om de vereiste specifieke taken uit te voeren en dat zij deze op een veilige en vertrouwelijke manier gebruiken.
Er worden geen gegevens overgebracht naar landen buiten de Europees Economische Ruimte (EER).
VI. Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard ?
Vandervoort Vastgoed zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor de gegevens worden verzameld. Gegevens van prospects worden maximaal tien jaar bewaard. Voor wettelijke verplichtingen, zoals anti-witwaswetgeving en contractuele aansprakelijkheid, gelden bewaartermijnen tot 10 jaar.
VII. Beveiliging van uw persoonsgegevens
Vandervoort Vastgoed hanteert strikte normen en neemt technische en organisatorische maatregelen zoals encryptie, antivirus, firewalls en toegangscontroles om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of openbaarmaking.
VIII. Wat zijn uw rechten?
Recht van inzage, rectificatie, wissing, overdraagbaarheid en bezwaar
U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:
- Recht op inzage: U kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken.
- Recht op rectificatie: U kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
- Recht op wissing: U kunt vragen om uw gegevens te verwijderen, al kunnen wettelijke bewaarplichten dit verhinderen.
- Recht op beperking: U kunt vragen om de verwerking tijdelijk te stoppen.
- Recht op overdraagbaarheid: U kunt vragen om uw gegevens in een machineleesbaar formaat te ontvangen.
- Recht van bezwaar: U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens, met name voor direct marketing.
U kunt uw rechten uitoefenen door een geschreven verzoek per e-mail, met een kopie van uw identiteitsbewijs, te sturen naar dirk@vandervoortvastgoed.be
Recht om een klacht in te dienen
Indien u klachten hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u ons contacteren via dirk@vandervoortvastgoed.be. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, of via commission@privacycommission.be).